Eine kurze Einführung die SoPralino Schulverwaltung,
Version 1.2 BETA2
1. Über dieses Tutorial
Dieser Abschnitt soll als eine Einführung in die SoPralino Schulverwaltung
dienen und ist für diejenigen Benutzer gedacht, die zum ersten Mal
mit der Schulverwaltung arbeiten. Es wird hierbei vorausgesetzt, dass der
Benutzer bereits mit Windows und dessen Steuerung vertraut ist.
Lesen Sie bitte, sofern noch nicht geschehen, auch die anderen Abschnitte
dieser Dokumentation, da sie weitere Informationen und Bedienungshinweise
beinhalten.
2. Einführung
0. Allgemeines:
- Alle Werte die Sie im Folgenden festelegen, können selbstverständlich
auch noch nachträglich geändert werden.
- Beim Beenden der Schulverwaltung werden alle Daten automatisch gespeichert
und beim nächsten Start stehen sie sofort wieder zur Verfügung.
1. Schritt: Grundlegende Einstellungen vornehmen
Nach dem Starten der Schulverwaltung sollten Sie zuerst die Einstellungen
festlegen. Rufen Sie dazu im Menü "Spezial" den Punkt "Einstellungen"
auf. Im nun erscheinenden Dialog geben Sie die Anzahl der neu einzurichtenden
Klassen ein. Dies ist die Anzahl der Klassen, die automatisch bei einem
Schuljahreswechsel in der untersten Jahrgangsstufe angelegt werden. Geben
Sie nun die höchste und die niedrigste Jahrgangsstufe ein. Im rechten
oberen Teil können Sie festlegen, ob an Ihrer Schule auch Samstags
unterrichtet wird. Weiterhin müssen Sie in dem Eingabefeld darunter
angeben, wie viele Stunden pro Tag maximal unterrichtet werden können.
Dies dürfen max. 12 Stunden pro Tag sein. Zum Schluss sollten Sie
im unteren Teil des Dialogfensters alle Fächer festlegen, die an der
Schule gelehrt werden.
2. Schritt: Klassen anlegen
Wählen Sie im Hauptfenster das Register "Klassen" aus und erstellen
Sie über den Menüpunkt Bearbeiten/Neu so viele Klassen, wie Sie
benötigen. Eine Klassenbezeichnung besteht immer aus einer Ziffer,
die den Jahrgang bestimmt und einem Buchstaben. Seit Version 1.2BETA2 haben
Sie hier auch die Möglichkeit einen Namen für die Klasse zu vergeben.
Dieser ist aber nur sekundär - den Jahrgang und einen Buchstaben müssen
Sie immer vergeben, da einige Funktionen der Schulverwaltung auf diese
Daten später zurückgreifen.
3. Schritt: Räume anlegen
Wählen Sie im Hauptfenster das Register "Räume" aus und erstellen
Sie über den Menüpunkt Bearbeiten/Neu so viele Räume, wie
in der Schule vorhanden sind. In dem angezeigten Dialogfenster können
Sie auch festlegen, für welche Fächer der Raum besonders gut
geeignet ist. Wenn Sie dem Raum eine Klasse zuweisen, so wird der Raum
zu dem Klassenraum der ausgewählten Klasse.
4. Schritt: Lehrer eingeben
Wählen Sie im Hauptfenster das Register "Lehrer" aus und "erstellen"
Sie über den Menüpunkt Bearbeiten/Neu so viele Lehrer, wie in
der Schule zur Verfügung stehen. Vergessen Sie nicht die Fächer
anzugeben, die der Lehrer unterrichten kann, da ansonsten der Lehrer bei
der automatischen Stundenplangenerierung nicht
berücksichtigt werden kann. Letzteres geschieht ebenfalls, wenn
Sie den Lehrer durch Markieren der entsprechenden Box in den Urlaub "schicken".
Wenn Sie dem Lehrer eine Klasse zuweisen, so wird er damit automatisch
zu ihrem Klassenlehrer.
5. Schritt: Schüler eingeben
(Die Schüler werden für die Stundenplangenerierung und den
Vertretungsplan nicht benötigt.)
Wählen Sie im Hauptfenster das Register "Schüler" aus und
verfahren Sie wie bei der Eingabe der Lehrer.
Sie weisen einen Schüler einer Klasse zu, indem Sie im Dialogfenster
eine Klasse auswählen.
6. Schritt: Curriculum festlegen
Wählen Sie im Menü "Spezial" den Punkt "Curriculum" und geben
Sie nun das Curriculum für jede Jahrgangsstufe ein.
Das Curriculum wird zur automatischen Stundenplanerstellung zwingend
benötigt.
7. Schritt: Stundenplan erstellen
Wenn Sie die Schritte 1-6 abgeschlossen haben, können Sie über
den Menüpunkt Spezial/Stundenplanerstellung die automatische Stundenplanerstellung
starten. Das Ergebnis können Sie betrachten, wenn Sie im Hauptfenster
das Register "Stundenplan" auswählen.
8. Schritt: Termine selbst eingeben
Die Schulverwaltung unterscheidet drei Arten von Terminen: Dauer- (finden
jede Woche zu einem bestimmten Zeitpunkt statt), Einzel- (finden nur an
einem bestimmten Datum statt), und Vertretungstermine. Anmerkung: die automatische
Stundenplanerstellung erstellt nur Dauertermine.
Wenn Sie einen Termin eingeben möchten, so wählen Sie im
Hauptfenster das Register "Einzeltermine" (hier werden nur alle Einzeltermine
angezeigt), das Register "Vertretungen" (hier werden nur alle Vertretungstermine
angezeigt) oder alternativ das Register "Stundenplan" (für die Dauertermine)
aus. Über den Menüpunkt Bearbeiten/Neu können Sie dann einen
entsprechenden Termin neu anlegen.
9. Schritt: Vertretungsplan erstellen
Sollte ein Lehrer erkranken oder aus anderen Gründen fehlen, so
geben Sie die Dauer seiner Abwesenheit folgendermassen ein:
Wechseln Sie im Hauptfenster auf das Register "Lehrer", markieren Sie
den Lehrer und wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten/Ändern
aus. In dem nun
erscheindenden Dialogfenster klicken Sie auf "Fehlzeiten" und geben
in dem neu angezeigten Fenster im oberen Bereich die Fehlzeit ein. Sobald
Sie auf "hinzufügen" klicken, wird diese Fehlzeit dem Lehrer umgehend
zugewiesen. Analog weisen Sie übrigens auch einem Schüler seine
Fehlzeiten zu.
Jetzt können Sie über den Menüpunkt "Spezial/Vertretungsplan
erstellen" den Vertretungsplan erstellen lassen. Dabei wird zunächst
versucht einen
Ersatzlehrer für die ausgefallenen Stunden zu finden. Erst wenn
dies nicht möglich ist, wird die Stunde zu einer Freistunde.
10. Schritt: Zensuren eingeben
Wenn Sie einem Schüler Zensuren zuordnen wollen, so klicken Sie
entweder in der Klassenansicht auf "Zensuren..." oder markieren Sie in
der Schüleransicht einen Schüler, wählen dann im Menü
Bearbeiten/Ändern aus und klicken im erscheinenden Fenster auf "Zensuren...".
In beiden Fällen öffnet sich die Zensurenansicht, in der
Sie nun im oberen Teil die Zensur und bei Bedarf auch einen Kommentar eingeben
können. Bevor Sie mit einem Klick auf "hinzufügen" die Zensur
dem Schüler zuweisen, sollten Sie sich vergewissern, dass auf der
linken Seite der Zensurenansicht der richtige Schüler und das richtige
Fach ausgewählt sind. Mit dem Knopf "Zensur löschen" können
Sie eine zuvor markierte Zensur wieder entfernen. Wenn Sie alle Zensuren
eingegeben haben, klicken Sie auf den Knopf "Schließen".
11. Schritt: Daten exportieren
Seit der Version 1.1a können Sie neben dem Stunden- und Vertretungsplan
weitere unterschiedliche Daten exportieren. Die Dateien, die dabei erstellt
werden, können von allen Textverarbeitungen weiterverarbeitet, also
auch ausgedruckt werden. Die erstellte Datei besitzt das Format "ASCII",
in manchen Textverarbeitungen auch als "ANSI", "NUR TEXT" oder "DOS-TEXT"
bezeichnet. Konsultieren Sie bitte hierzu das Handbuch Ihrer Textverarbeitung.
Alternativ können Sie auch das mit Windows95/98 mitgelieferte "WordPad"
(unter Windows 3.x "Write") oder einfach den "Editor" benutzen. Um Daten
zu exportieren, wählen Sie "Programm/Daten exportieren" aus dem Menü
aus. Im sich daraufhin öffenden Fenster können Sie zwischen folgenden
Möglichkeiten wählen:
- Wenn die Stundenplände erstellt wurden (egal ob per Hand oder
automatisch), können alle oder nur der gerade angezeigte Stundenplan
exportiert werden.
- Der Vertretungsplan, der in der Stundenplananicht angezeigten Woche,
lässt sich exportieren.
- Zudem lassen sich vier verschiedene Listen exportieren. Entscheiden
Sie sich hierbei für eine Liste, in der Schüler auftauchen, so
können Sie, durch markieren der Box am unteren Rand des Dialogfensters,
auch die für die Schüler gespeicherten Noten exportieren.
12. Schritt: Das Drucken
Ab Version 1.2 ist das Drucken auch direkt aus der Schulverwaltung
möglich. Dazu wählen Sie aus dem Menü "Programm/Drucken..."
aus. Das nun
erscheinende Fenster ist analog zu dem beim Export (vgl. Schritt 11).
Nach einem Klick auf "weiter >>" öffnet sich ein Vorschaufenster.
In diesem
können Sie, wie in einer Textverarbeitung, noch manuelle Korrekturen
vornehmen. Ist alles korrekt, wählen Sie aus dem Menü des Vorschaufensters
nur noch "Datei/Drucken".
13. Schritt: Halbjahres- und Schuljahreswechsel
Am Ende eines Halbjahres können Sie einen Halbjahreswechsel durchführen
(es werden dann alle Dauertermine gelöscht) und am Ende des Schuljahres
einen Schuljahreswechsel durchführen. Bei letzterem verbleiben
die sitzengebliebenen Schüler automatisch in ihrem Jahrgang, der letzte
Jahrgang wird entlassen, alle Klassen um einen Jahrgang nach oben versetzt
und neue, unterste Jahrgangsstufen eingerichtet.
Die entsprechenden Befehle finden Sie im Menü unter "Spezial".